Tanyalah apa saja.. :)
read more...
PANDUAN DAN TEKNIK PERSEMBAHAN POWERPOINT
Assalammualaikum/Salam sejatera,
Hai, Saya muhammad Suhaily George, seorang trainer ICT dan Softskills yang mana sering mendapat undangan sebagai speaker untuk agensi kerajaan untuk menjalankan beberapa program kemahiran ICT. Sekalung budi saya ucapkan kerana sudi membaca maklumat ini walaupun masa anda banyak kepada tugasan masing-masing. Siapa pun anda ataupun bagi yang sering TERJEBAK dengan sesi pembentangan, disini saya ingin memberi sedikit panduan bagaimana menggunakan serta cara yang efektif dalam teknik persembahan menggunakan powerpoint.
Apa sahaja bidang anda, anda tidak akan lari dari menggunakan perisian powerpoint! betul? saya andaikan jawapan anda.. ya! :)
Seringkali saya melihat apabila ada diantara anda yang mungkin tahu ataupun mungkin zero mengenai penggunaan perisian powerpoint tetapi bila sampai pada bap pembentangan disitu ramai yang akan kehilangan idea-idea serta tidak tahu cara dan teknik yang betul sebelum atau semasa pembentangan.
Idea itu sebenarnya telah ada dan bermula sejak anda mula membuka dan menggunakan perisian ini namun kelemahan dan kekurangan yang perlu anda atasi bermula dengan 'PERSEDIAAN, KANDUNGAN, DESAIN DAN akhir sekali PEMBENTANGAN' ini adalah empat perkara yang harus dan perlu anda lalu bagi menampakkan keterampilan dan kredibiliti anda dari mula hingga akhir, ingat ya.. START STRONG! FINISH STRONGER!
Banyak perkara dan tips yang perlu anda ketahui tetapi ini adalah sebahagian dari perkara yang harus diketahui apabila menggunakan perisian powerpoint. Tiga sebab utama anda perlu menyertai bengkel yang saya kendalikan kerana ia tidak sama seperti program lain yang mana hanya mengutamakan penggunaan powerpoint semata-mata tetapi dalam bengkel saya, 3 kaedah tersebut adalah:-
1. Penggunaan Powerpoint~ Teknik menggunakan short cut untuk mencari tools, tab, add-in dan sebagainya. So walaupun buku manual setebal 200 mukasurat tapi dengan cara yang praktikal amat mudah untuk menyelesaikan masalah tersebut.
2. Kaedah alat bantuan visual aid ~ TV, video, slide, whiteboard, imej, camera, screen capture, perisian grafik dan banyak lagi...
3. Teknik penyampaian dan persembahan~ Cara anda berdiri, persembahkan, eye contact, bahasa tubuh, percakapan, slide dan tanpa slide dan kadangkala anda perlu tahu mengatasi masalah bila berlaku masalah teknikal semasa pembentangan. Selain dari sense of humor, setengah presenter tidak menitikberatkan tiga kaedah tersebut maka persembahan pasti menjadi hambar..
Segala apa yang anda baca berdasarkan pemerhatian dan pengalaman saya sendiri sewaktu menjalankan bengkel.
Ingat! jangan kata berpakaian kemas, elegant, anggun tidak menampakkan keyakinan diri..ia sangat membantu anda dalam sesi pembentangan kelak. Bagaimana dalaman nak yakin jika luaran pun tidak stabil. Anda harus menilai dalaman dan diri sendiri bukannya orang lain sebab itu anda perlu kemas sentiasa, personliiti dan first impression perlu dijaga dan dikawal.
Hargai setiap apa yang anda lakukan dan syukur dengan apa yang boleh anda lakukan. Jika anda ingat selalu dan menghargainya apa yang anda lakukan keyakinan itu pasti akan meningkat sedikit demi sedikit, janganlah berkata saya buat itu dan ini tapi orang tidak menghargainya. Sampai bila keyakinan anda meningkat jika hanya negatif sebagai teman rapat setiap hari? fikirkan ya..
Anda juga perlu mengetahui beberapa teknik seperti memasukkan video, video melalui youtube, video capture, imej capture, 3D effects dan jadikan powerpoint anda dalam bentuk CD. Satu kelebihannya CD ini ia masih boleh dimainkan walaupun komputer tersebut tidak mempunyai perisian powerpoint so mudah untuk anda dan mudah juga untuk yang menerima slide tersebut. Dalam bengkel yang saya kendalikan juga semua ini anda mempelajarinya dan banyak lagi skil dan teknik yang mungkin belum pernah anda lakukan sebelum ini. Untuk membantu slide anda lebih sistematik, elegant dan mudah difahami dan pastikan anda memasukkan pelbagai kaedah seperti contoh diatas. Ini sangat penting untuk membantu anda dalam persembahan dan penyampaian yang lebih efektif.
2. Kaedah alat bantuan visual aid ~ TV, video, slide, whiteboard, imej, camera, screen capture, perisian grafik dan banyak lagi...
3. Teknik penyampaian dan persembahan~ Cara anda berdiri, persembahkan, eye contact, bahasa tubuh, percakapan, slide dan tanpa slide dan kadangkala anda perlu tahu mengatasi masalah bila berlaku masalah teknikal semasa pembentangan. Selain dari sense of humor, setengah presenter tidak menitikberatkan tiga kaedah tersebut maka persembahan pasti menjadi hambar..
Anda juga perlu tahu menganalisis siapa AUDIENCE anda! ada 4 jenis penerimaan audience anda, apakah 4 karektor tersebut? lihat dibawah..
TIPS BERKAITAN
1. SURVEY - anda perlu melakukan survey lokasi tempat program dijalankan, keadaan dan suasana tempat, peralatan, audience anda yang merangkumi tahap pemahaman, umur, bilangan dan sebagainya. Persediaan anda mengenainya sangat penting bagi meningkatkan keyakinan anda dalam pembentangan kelak. Ada yang berkata, jika lokasi jauh bagaimana? ya ya. saya faham tetapi itu bukan persoalannya, anda hanya perlu hubungi siapakah urussetia, tanyalah mengenai perkara diatas, insyallah segalanya dipermudahkannya..
2. PERKASAKAN DIRI/DALAMAN ANDA
Aspek mental, fizikal dan stamina sangat penting!! motivasikan diri anda sentiasa, jika saya menberikan anda banyak tips tetapi jika mental anda tidak mampu bertahan.. pasti KONDEM juga! maknanya anda perlu kuat! praktis dalaman anda, tingkatkan keyakinan diri, belajar berkomunikasi didepan cermin, pernafasan, percakapan, intonasi dan sebutan perlu praktikal. Ini semua penting kerana apa? kerana anda yang berdiri didepan nanti bukannya berdua tetapi anda berseorangan mengadap penonton. EVEN maha GURU pun tidak boleh membantu anda sewaktu anda berdiri didepan! betul?
3. KEYAKINAN DIRI Bukan senang dan mudah meningkatkan keyakinan diri, semua harus bermula sebelum anda menjalankan sesi pembentangan dan sentiasa amalkan dalam kehidupan harian anda. Ada yang kata bagaimana tu? Ok, begini..
Ada lima ketakutan yang bersembungi dalam diri anda, antaranya:-
a. Fear TAKUT DIREJECT!
b. Fear AKAN DINILAI!
c. Fear KERANA TAKUT/SEGAN!
d. Fear TAKUT TERLUPA = GABRA!
e. Fear TAKUT DISOAL!
Namun.. anda tidak dapat melarikan diri daripadanya, anda pasti akan melaluinya so daripada nak lari dari tugas lebih baik hadapinya.. bukan begitu?
Jadi, bagaimana memperkasakan diri dan bersedia untuk menghadapi 5 ketakutan diatas? buat selamba tapi amalkan, buat tak tahu tapi beri perhatian! makanya..beberapa perkara perlu anda ketahui..
a. DRESS SHARP
Ingat! jangan kata berpakaian kemas, elegant, anggun tidak menampakkan keyakinan diri..ia sangat membantu anda dalam sesi pembentangan kelak. Bagaimana dalaman nak yakin jika luaran pun tidak stabil. Anda harus menilai dalaman dan diri sendiri bukannya orang lain sebab itu anda perlu kemas sentiasa, personliiti dan first impression perlu dijaga dan dikawal.
b. KAKI MELANGKAH
Biasakan apabila anda menuju tempat program dijalankan, lajukan kaki anda untuk melangkah agar cepat sampai ke tempat lokasi tersebut. Ini adalah cara anda untuk menaikkan sedikit keyakinan diri sebagai persediaan untuk sampai awal sebelum program dijalankan. Minda anda sentiasa cergas, stamina meningkat, fizikal sentiasa alert kerana pergerakan.
c. FIKIRAN POSITIF
Dalam kehidupan harian perlu positif, sebelum pembentangan perlu positif, elakkan berkata dalam diri..boleh ke saya buat ah? alamak.. rasa guguplah! jangan risau kerana gugup itu perkara biasa kerana semua orang mengalaminya. Berfikiran positiflah dengan sesiapa sahaja dan terutama audience anda, senyumlah dan tergurlah apabila first time berjumpa dengan mereka. Ini akan mengeratkan lagi keserasian anda dengan mereka..
....selain daripada itu, anda perlulah berdoa dan mendoakan orang lain. Biar apa yang anda berikan menjadikan mereka puas hati dan mudah diterima. Mudah-mudahan.
....belajarlah SPEAK-UP, anda selalunya lemah dengan keyakinan diri kerana tidak memberanikan diri untuk bercakap dengan sesiapa sahaja, segan untuk bercakap dengan penceramah jika anda sebagai peserta.Akhirnya keyakinan anda semakin menurun dan menurun.
....practice make perfect! anda perlu berlatih dan terus berlatih untuk membangunkan diri, trial and error dan jangan berhenti untuk mencuba sesuatu yang baru dan lain. Mudah-mudahan skil anda semakin bertambah dan saya pasti anda memperolehi sesuatu yang baru dan belum pernah anda lalui ataupun lihat sebelum ini. :)
....get ready selalu, buatlah persediaan mengenai apa yang anda ingin bentangkan dan pelajarilah sesuatu itu sebelum orang lain mempelajarinya. Maka, segala ketakutan anda pastinya akan hilang sedikit demi sedikit..Insyallah
4. BEBERAPA TEKNIK POWERPOINT
Dari segi template, background janganlah berwarna putih sahaja, biarlah ia lebih terang tetapi tidak menyakitkan mata kepada sesiapa yang melihatnya. Adalah lebih baik anda mendesain template sendiri daripada mendownload template sedia ada, ia lebih baik agar anda sentiasa dapat memperbaiki diri dan meningkatkan kemahiran.
Beberapa perkara yang perlu anda ambil perhatian apabila menggunakan perisian powerpoint adalah seperti imej dibawah:
Antara 10 perkara diatas, saya ambil contoh untuk animasi dan 3D effects. Mungkin kita tidak akan melihat pergerakannya tapi cara anda merekabentuk sesuatu objek itu dengan lebih menarik dan memukau dimata penonton.
Banyak lagi teknik-teknik yang perlu anda tambah untuk menampakkan bukan sahaja kredibiliti malah skil tambahan yang jarang anda masukkan dalam slide, contohnya seperti imej dalam bentuk 'Tab'. Lihat! ada 2, 3 page/tab dalam satu slide.
5. VISUAL POWER
Visual power yang saya maksudkan adalah bagaimana anda mengabungkan tiga(3) kemahiran melalui Imej, Video dan kemahiran menggunakan tool effects! Ia adalah skil yang perlu anda miliki dan mahir untuk mengolahkannya.
5. MASA UNTUK PRESENTATION
Adakah anda sudah bersedia untuk 'Persembahan'? Ya, saya pasti anda sudah bersedia untuk itu..
Siapa pun anda, samada usahawan, guru, penceramah, motivator atau yang sering memikul tanggungjawab menjalankan persembahan ANDA perlu ready selalu. Dari mula kena strong finish pun perlu stronger! Dalam masa 20 minit pertama anda perlu tahu membuka mata dan tahu meletupkan minda agar si pendengar sentiasa ALERT tentang apa yang anda sampaikan, saya ingin berkongsi satu pengalaman dimana masa itu saya membentangkan PROPOSAL untuk mendapatkan projek, anda perlu mahir dari segi PENGENALAN, siapa anda dan apa yang anda lakukan serta apa yang boleh berikan pada organisasi tersebut supaya menerima proposal yang anda bentangkan. Prepare yourself, tell your experience dan tell the story. Good storylah bukan buat buat tau...dan real example
Selain slide anda yang mantap, power dan memukau percakapan anda juga mesti power! penyampaian perlu mantap dan berapi, intonasi dan sebutan yang jelas dan terang supaya mudah difahami dan diterima. Jika tidak dalam 20 minit yang pertama anda akan melihat reaksi pendengar yang tidak menumpuhkan 100% perhatian terhadap anda. Ia akan jadi hambar jika pengisian yang kurang dan tidak menyakinkan. So anda harus dan perlu kreatif, kreatif untuk memberi menjawab dan menyelesaikan dalam apa juga situasi.
Pengenalan sangat penting sebagai 'commercial speech' anda. Anda tidak perlu terus membuka slide, seperti apa yang saya katakan tadi, ceritakan dahulu siapa anda, experience dan story dan give example. Ini adalah cara anda membina kredibiliti! maknanya anda BRAND YOURSELF!
Okay.. ini adalah beberapa panduan yang boleh anda guna pakai walaupun tidak menyeluruh sepenuhnya. Banyak lagi resipi dan rahsia serta teknik yang akan anda pelajari dalam bengkel yang saya kendalikan.... Ingat, anda tidak perlu risau tentang tugasan pembentangan anda kerana jika anda keep on trying anda pasti memiliki sesuatu yang mungkin saya tidak miliki...
APA KATA ANDA?
